Privacy

Privacyverklaring

Waarschijnlijk heb je het woord ‘privacy’ de afgelopen tijd vaker gelezen in koppen van artikelen in de krant of op internet/sociale media. De reden hiervoor is dat vanaf 25 mei 2018 strengere regels gaan gelden rondom het beschermen van gegevens. Op deze datum dient namelijk de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) binnen elke organisatie geïmplementeerd te zijn. Vaak wordt alleen privacy genoemd, maar de regels zijn breder. In dit document een korte uitleg van de regels en wat het betekent voor carnavalsvereniging "De Ezels ".

De strengere regels zijn van toepassing als persoonsgegevens verwerkt worden. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je iemand kunt identificeren, dus naam, adres, woonplaats, geboortedatum, BSN enz. Je zou kunnen zeggen dat je met alleen een geboortedatum iemand niet kan identificeren, maar ook als gegevens makkelijk te combineren zijn (denk aan het ‘googelen’ van een adres bij een naam of een facebook account met geboortedatum), dan is iemand identificeerbaar.

Onder verwerken wordt onder andere verstaan: het opslaan, raadplegen, doorsturen, bewaren. Gegevens worden dus al snel ‘verwerkt’. Degene die gegevens verwerkt, dat kan een overheid, bedrijf, maar ook een vereniging zijn, moet de regels naleven. De toezichthoudende autoriteit (autoriteit persoonsgegevens, AP) kan vanaf 25 mei 2018 aan ieder bedrijf, instelling, vereniging vragen om aan te tonen dat ze de regels naleven. Worden de regels niet nageleefd, dan kan de AP een forse boete opleggen.
 

Waarom mag carnavalsvereniging "De Ezels" gegevens verwerken?
Onder de nieuwe regels mogen alleen gegevens verwerkt worden als dat noodzakelijk is. Er moet een grondslag zijn. Die grondslagen staan in de wet. Voor de "Carnavalsvereniging De Ezels" geldt als grondslag: uitvoering van een overeenkomst en deels wettelijke verplichtingen (subsidie). Gegevens die niet per sé nodig zijn, mag je niet verwerken en ook niet langer bewaren dan nodig. Bovendien moet je ervoor zorgen dat je zorgvuldig omgaat met de gegevens die je hebt.


Welke gegevens heeft de carnavalsvereniging?
Wij houden een ledenadministratie bij om onze vereniging ‘draaiende’ te houden. Van leden vragen wij naam, adres, woonplaats, en aanvullend voor de leden van de vaste kern van de vereniging telefoonnummer, e-mailadres. Dit zijn allemaal persoonsgegevens waarop de regels uit de AVG dus van toepassing zijn. Voor data van de jeugdleden geldt hetzelfde met dien verstande dat daar ook nog de geboortedatum bijgevoegd wordt om te toetsen of de leeftijd voldoet aan het jeugdlid zijn.
Het (e-mail)adres hebben we nodig om post/mail te kunnen sturen. Naam, adres en Woonplaats gebruiken we voor onze ledenkaarten op naam te zetten ( Pronkzitting en Jubilea van de vereniging). Telefoonnummers, ook via WhatsApp gebruiken we om onze vaste kern te informeren en eventueel voor leden indien zij geen e mail adres hebben.
Het bestuur gebruikt de ledenlijsten o.a. voor de begrotingen, voor jubilea, presentielijst voor de jaarvergadering en het innen van de contributie.
 

Beeldmateriaal
Ook foto’s en filmpjes waarop mensen herkenbaar zijn, zijn persoonsgegevens. Die mogen we niet zomaar maken en niet zomaar op internet of social media (facebook) plaatsen.
De vaste kern en de ouders van de jeugdleden gaan we middels onze AVG Verklaring verzoeken om toestemming hiervoor.
Voorts zal bij iedere te organiseren activiteit een bord komen hangen waarop vermeld staat dat er gefilmd en gefotografeerd wordt en dat die foto’s en of films gebruikt kunnen worden op de website en carnavalskrant. Mocht men hiertegen ageren zullen die betreffende foto’s en/of films direct verwijderd worden.


Sponsoren
Voorts heeft de carnavalsvereniging een bestand van haar adverteerders en hun e mail adressen. Deze gegevens worden alleen voor intern gebruik gehanteerd, zoals de carnavalskrant en presentatie op een intern TV - scherm. Op de kwitantie, die de adverteerders ontvangen, zal vanaf 2018 worden aangegeven dat betreffende gegevens alleen hiervoor worden gebruikt. Indien een van haar sponsoren wil stoppen met adverteren en of presentatie op het intern tv scherm zullen alle gegevens definitief worden verwijderd.


Aan wie worden gegevens verstrekt?
Onze gegevens worden niet met derden gedeeld.


Wat doet de carnavalsvereniging verder met de gegevens?
De ledenadministratie wordt gevoerd met behulp van een programma. Dit programma staat op de pc van de secretaris en de penningmeester. Vanuit dit programma worden o.a. de facturen voor de contributie en verspreidingslijsten voor acties gemaakt. De formulieren voor het innen van de contributie worden door ons bewaard ter verwerking in de financiële administratie. Bij een opzegging worden de betaling en adresgegevens in het opvolgende seizoen vernietigd. Van oud-leden bewaren we de naam en de periode dat ze lid zijn geweest. Foto’s en films kunnen gebruikt worden voor onze website en carnavalskrant.


Wat betekent het voor de carnavalsvereniging?
De regels hebben beperkte gevolgen voor de carnavalsvereniging. De financiële en ledenadministratie worden uitgevoerd door twee personen, t.w. de secretaris en de penningmeester, en alleen verstrekt intern aan anderen indien noodzakelijk. Er wordt zo zorgvuldig mogelijk met de gegevens omgegaan. Mochten de gegevens tóch onbedoeld in handen van derden komen, dan is het verplicht om degenen van wie gegevens verloren zijn gegaan hierover te informeren.
De verwachting is overigens niet dat de AP snel een vereniging als de carnavalsvereniging zal verzoeken om aan te tonen dat aan de regels wordt voldaan.

Heb je vragen hierover? Stel ze gerust!

Het bestuur van "Carnavalsvereniging De Ezels"